Según define la Real Academia Española, la eficiencia es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Así mismo, la eficacia es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. La primera hace hincapié en el “énfasis en los medios”; la segunda, en el “énfasis en los resultados”. Descubrir las amenazas y oportunidades (factores externos) y las debilidades y fortalezas (transformación interna), nos puede aportar una gran cantidad de información para comprender dónde podemos actuar para ser productivos.
Una estructura empresarial organizada exige comunicación, cooperación y compromiso entre los distintos departamentos. Cuando hablamos de comunicación, debemos hacer consciente que una persona no puede no comunicar. Una buena comunicación, por lo tanto, favorece la coordinación de actividades, la toma de decisiones, el poder recibir sugerencias, facilita la participación, la integración del personal y el poder dar instrucciones a los colaboradores. Por lo tanto, mejora la eficacia, genera más seguridad y aumenta la satisfacción de las personas.
¿Qué necesitamos, entonces, para alcanzar nuestra máxima productividad personal? Entre otras cosas, eficiencia y eficacia comunicativas. Algunas claves: tener conversaciones naturales y fluidas; evitar sonar demasiado practicado, rígido o robótico; mantenerse enfocado en el propósito de la conversación; no dejar nada librado a la imaginación o interpretación del receptor y ser claros y concisos. Siempre ha sido así pero, en los tiempos que corren, debemos asimilar (ser conscientes) que dichas claves son determinantes para evolucionar cualquier empresa u organización.
La comunicación es esencial en el éxito o fracaso de nuestra interacción con los demás y, por lo tanto, de nuestro resultado y productividad profesional. La comunicación es una necesidad humana. Si tuviéramos que definir qué es la comunicación, podríamos decir que es un proceso complejo que busca elaborar, comprender y/o transmitir una información o mensaje con el fin de convencer y/o persuadir a una persona o a un grupo de individuos. Seis con los actores: el emisor, el receptor, los canales de comunicación, los códigos, el feedback y el contexto.
El emisor es el encargado de producir y emitir un mensaje. Debe evitar ser ambiguo, cuidar defectos en la expresión, no tener actitudes negativas o positivas hacia uno mismo, el tema a tratar o hacia el receptor. Debe preguntarse qué sabe y qué no sabe el receptor. Debe cuidar el uso de un lenguaje grosero o utilizar demasiada jerga. Por lo tanto, debe buscar equilibrios a la hora de comunicar: emisor-receptor, ser lo más directo, claro y conciso posible, con la menor cantidad de intermediarios posibles y evitando distorsionar el mensaje.
El receptor es quien recibe e interpreta el mensaje del emisor. Lo analiza y saca conclusiones. Existe un concepto que hay que tener muy en cuenta: comunicar no es lo que dice el emisor sino lo que entiende y/o pone en práctica el receptor. A su vez, éste puede tener ciertas barreras. Algunas de ellas: las inferencias (confundir lo real con lo imaginario), la tensión emocional, la defensa perceptiva (superficialidad de los hechos), la tendencia a evaluar (juicios de valor), los estereotipos, el efecto halo y los ruidos que no permiten percibir la información tal cual es.
Los canales de comunicación pueden ser medios físicos y/o virtuales; orales o escritos. El uso idóneo y consensuado de éstos, marcará el máximo camino productivo posible. Cuando hablamos del feedback, es importante asumir que no tenemos una cultura de dar retroalimentación para buscar provocar una respuesta. Un feedback constructivo debe aportar información descriptiva y no evaluativa; se debe ofrecer en el momento preciso; no se debe imponer y se tiene que dirigir hacia un hábito que se pueda modificar.
Cuando hablamos del código, éste se manifiesta en cómo se “relacionan” emisor (a la hora de codificar un mensaje) y receptor (a la hora de decodificarlo) en el intercambio de mensajes: debe tener unas reglas, estar previamente organizado y elaborado, debe conocerse a los interlocutores y cuidar los tecnicismos, las palabras difíciles, temas culturales, religiosos o éticos y comprender si puede afectar sentimientos o la autoestima de otras personas. Aquí radica la importancia de conocer a quién va a ir dirigido el mensaje para ser eficaces en el uso de los códigos.
Por último, y no menos importante, ¿cómo es el contexto? La situación psicológica, social y emocional del emisor y del receptor, ¿cómo condicionan e influyen en el mensaje? La psicología social nos habla claramente de cómo influimos y somos influidos y esto debe tenerse en cuenta. ¿Cómo es el “ruido”? O sea, cualquier interferencia (visual o auditiva) que produce el fracaso de la comunicación eficaz. Preguntarse cómo es el momento o qué está ocurriendo, a la hora de comunicar, siempre será un signo de buen dominio de la comunicación eficaz.